Infopedia Website informasi
Apa yang terlintas di benak Anda sebagai HR atau manajer acara perusahaan Anda ketika memikirkan acara perusahaan? Mungkin hal pertama yang dipikirkan adalah “memastikan acara terjadi tanpa hambatan.” Tapi tentu saja hal tersebut lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Dari suara hingga pencahayaan, beberapa hal bisa salah dalam acara perusahaan. Berikut adalah uraian kesalahan yang harus dihindari saat merencanakan acara bisnis agar berjalan lancar.
Merencanakan Acara Bisnis Tanpa Tujuan yang Jelas
Merencanakan suatu acara tanpa tujuan seperti menembakkan anak panah tanpa sasaran. Pastikan Anda tahu persis detail acaranya. Jika Anda memiliki pertanyaan, hubungi otoritas terkait. Jangan berhenti sampai Anda memahami detail penting acara tersebut. Menemukan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda merencanakan acara dengan lebih baik:
Untuk apa acara tersebut?
Apa tujuan perusahaan untuk acara ini?
Apa yang perusahaan ingin tamu kami alami/rasakan?
Berapa kisaran dana yang diperlukan nantinya?
Merencanakan Acara Bisnis Dadakan
Meskipun sepertinya Anda memiliki semua waktu di dunia ini untuk merencanakan acara bisnis, kenyataannya Anda tidak demikian. Merencanakan sesuatu dari jauh hari akan terasa lebih baik. Hal ini akan memberi Anda cukup waktu untuk membuat perubahan jika ada yang tidak berjalan baik dan menyelesaikan semua detail. Mulailah dengan membuat garis waktu untuk acara Anda yang nantinya akan membantu Anda memvisualisasikan seluruh proses perencanaan dan memberi Anda gambaran tentang apa yang masih perlu dilakukan.
Tidak Memeriksa Peralatan Audio Video Terlebih Dahulu
Tidak seorangpun yang ingin berada di acara dengan suara yang buruk atau visual yang kabur. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memeriksa peralatan audio dan video terlebih dahulu. Pastikan Anda memiliki kabel, konektor, dan adaptor yang tepat untuk menghindari kerepotan di menit-menit terakhir. Jika memungkinkan, siapkan peralatan satu atau dua hari sebelum acara. Ini akan memberi Anda cukup waktu untuk mengujinya dan memastikan semuanya berfungsi dengan baik.
Tidak Menyiapkan Rencana Cadangan
Tidak peduli seberapa baik Anda merencanakan acara bisnis, selalu ada kemungkinan suatu kendala. Inilah mengapa penting untuk memiliki rencana cadangan untuk acara Anda. Misalnya, jika tempat yang Anda pesan dibatalkan pada menit terakhir, pastikan Anda memiliki tempat lain yang free. Buat daftar kontak darurat dan simpan. Ini akan membantu Anda mengatasi masalah tak terduga yang mungkin muncul selama acara.
Tidak Cukup Relawan
Acara perusahaan bisa sangat kacau terutama jika tidak ada cukup sukarelawan untuk membantu. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memiliki rencana untuk merekrut sukarelawan. Mulailah dengan menelepon sukarelawan beberapa minggu sebelum acara. Pastikan Anda memiliki deskripsi pekerjaan yang jelas untuk setiap peran sukarelawan. Jika memungkinkan, tawarkan beberapa bentuk kompensasi kepada sukarelawan Anda (seperti voucher belanja). Ini akan membuat mereka lebih mungkin untuk bekerja dan membantu selama acara.
Tidak Memperhatikan Catering
Tidak ada yang suka menghadiri acara di mana tidak ada cukup makanan. Inilah sebabnya mengapa penting untuk memesan makanan yang cukup untuk tamu Anda. Jika ragu, selalu berhati-hati dan pesan lebih banyak makanan daripada yang Anda pikir akan Anda butuhkan Pastikan Anda mempertimbangkan batasan tamu Anda saat memesan makanan. Ini akan membantu Anda menghindari masalah pada hari acara.
Merencanakan acara bisnis bisa menjadi tugas yang menakutkan, tetapi jangan terlalu kewalahan. Menghindari kesalahan ini akan membantu Anda merencanakan acara perusahaan yang sukses. Jadi, mulailah untuk mempersiapkan semua kebutuhan acara agar acara berjalan dengan lancar sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai dalam suatu acara. Anda akan segera terbiasa saat telah melakukannya berkali-kali.
